Notificaciones electrónicas, alta médica y falta de reincorporación: pautas para las empresas ante la Orden ISM/541/2026

El pasado 1 de septiembre de 2026 entró en vigor la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, que modifica el sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social.

La principal novedad es que las personas físicas que soliciten o perciban prestaciones por incapacidad temporal recibirán por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones de la Seguridad Social. Este sistema también se aplica a las comunicaciones y notificaciones relacionadas con prestaciones por incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.

La medida amplía el listado ya existente, que comprendía a quienes solicitaran o percibieran prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural.

Aunque las notificaciones se dirigen personalmente a las personas afectadas, su contenido puede tener consecuencias directas para las empresas, especialmente cuando se comunica un alta médica que determina la obligación del trabajador de reincorporarse a su puesto. Por ello, las empresas deben conocer cómo funciona el nuevo sistema y qué actuaciones conviene adoptar ante una posible falta de reincorporación.

¿Cómo funciona el nuevo sistema?

La Seguridad Social pondrá la comunicación o notificación a disposición de la persona interesada en su Sede Electrónica (SEDESS) y enviará un aviso informativo al teléfono móvil o a la dirección de correo electrónico facilitados por el destinatario. Es importante distinguir entre ambos elementos puesto que el SMS o correo electrónico es únicamente un aviso de que existe una notificación disponible, pero no constituye la notificación ni sustituye el acceso a su contenido.

Para consultar la resolución, la persona interesada deberá acceder a la SEDESS e identificarse mediante alguno de los sistemas admitidos, como el certificado digital, el DNI electrónico o Cl@ve Permanente.

La notificación se entenderá practicada cuando el destinatario acceda a su contenido. Si no lo hace en el plazo de diez días naturales desde su puesta a disposición, se considerará rechazada y el procedimiento administrativo podrá continuar. Por tanto, no abrir la notificación no impide necesariamente que esta produzca efectos.

Esta circunstancia puede generar una situación problemática: la resolución puede haber comenzado a producir efectos administrativos, aunque el trabajador afirme que no llegó a conocer su contenido.

¿Qué información reciben las empresas?

La empresa no recibe la notificación electrónica personal dirigida al trabajador. Sin embargo, dispone de sus propios canales para conocer las variaciones en las prestaciones que afectan a la relación laboral.

Desde el 1 de abril de 2023, las personas trabajadoras ya no están obligadas a entregar a la empresa los partes médicos de baja, confirmación y alta, por lo que el INSS debe de comunicar directamente esta información a través del Fichero INSS Empresas (FIE) o del servicio FIER, accesibles mediante el Sistema RED.

A través de estos canales, la empresa puede conocer, entre otros datos, la existencia de una baja médica, los partes de confirmación, el alta y su fecha de efectos, así como determinadas resoluciones sobre prestaciones que puedan afectar al contrato de trabajo.

En consecuencia, la empresa no debe depender exclusivamente de que el trabajador le comunique su situación. Debe revisar regularmente la información recibida mediante el Sistema RED y coordinarla con las comunicaciones que, en su caso, realice la persona afectada.

¿Cómo debe actuar la empresa si el trabajador no se reincorpora?

Como regla general, el alta médica pone fin a la situación de incapacidad temporal y obliga a la persona trabajadora a reincorporarse a su puesto en la fecha en que aquella produzca efectos. Sin embargo, la ausencia posterior al alta no debe considerarse automáticamente injustificada ni dar lugar, por sí sola, a una sanción.

Antes de adoptar cualquier medida disciplinaria, la empresa deberá comprobar si concurre alguna circunstancia que justifique la falta de reincorporación, como las siguientes:

• Que la empresa haya conocido el alta a través del FIE antes de que el trabajador accede a su notificación.

• La existencia de una nueva baja médica.

• Una incidencia en la notificación electrónica.

• Una hospitalización o imposibilidad material.

• La impugnación del alta médica.

• Cualquier otra causa que pueda justificar la ausencia.

Las siguientes pautas

Por ello, ante esta situación, resulta recomendable que la empresa siga las siguientes pautas:

1. Comprobar la información oficial. Debe verificarse la existencia del alta, su fecha de efectos y los datos disponibles en el FIE/FIER y en el Sistema RED.

1. Contactar con el trabajador. La empresa debe informarle de que tiene constancia del alta y preguntarle por las razones de su falta de reincorporación.

1. Realizar un requerimiento escrito. Si no se reincorpora, conviene requerirle formalmente para que regrese a su puesto o justifique su ausencia dentro de un plazo razonable.

1. Comprobar las circunstancias concurrentes. Antes de sancionar, debe descartarse la existencia de una nueva baja, una impugnación con efectos sobre la situación de incapacidad u otra causa que pueda justificar la ausencia.

1. Valorar la intervención del servicio de prevención. Si el trabajador manifiesta que continúa presentando limitaciones para desempeñar su puesto, puede resultar necesario evaluar su aptitud o estudiar posibles medidas preventivas, sin exigirle que revele su diagnóstico.

1. Documentar todas las actuaciones. La información recibida, los intentos de contacto, el requerimiento y la respuesta del trabajador deben quedar debidamente acreditados.

¿Puede sancionarse por la falta de reincorporación al puesto de trabajo?

Las faltas repetidas e injustificadas de asistencia pueden constituir un incumplimiento laboral y justificar una sanción o incluso un despido disciplinario.

Sin embargo, no abrir la notificación electrónica no equivale por sí solo a una infracción laboral. Para adoptar una medida disciplinaria, la empresa deberá acreditar que el alta era efectiva, que existía obligación de reincorporarse, que el trabajador fue informado o requerido y que no ofreció una justificación válida.

También deberá valorarse la voluntariedad y culpabilidad de su conducta, la duración de las ausencias, sus circunstancias personales, los antecedentes y la proporcionalidad de la sanción.

Especial cautela ente situaciones de enfermedad: protección de la Ley 15/2022

La enfermedad y la condición de salud son causas expresamente protegidas frente a la discriminación por la Ley 15/2022, de 12 de julio, integral para la igualdad de trato y a la no discriminación. Sin embargo, esto no significa que cualquier sanción o despido adoptado durante una incapacidad temporal o inmediatamente después del alta sea automáticamente nulo. La empresa puede reaccionar frente a un incumplimiento laboral, siempre que este sea real, grave, culpable y esté suficientemente acreditado.

Lo esencial es que no exista un nexo causal entre la medida disciplinaria y la situación de incapacidad temporal, enfermedad o condición de salud del trabajador. La sanción o el despido deben responder exclusivamente a una conducta laboral concreta, como la falta injustificada de reincorporación después de un alta efectiva o el incumplimiento de un requerimiento empresarial, y no al hecho de que el trabajador esté enfermo, haya permanecido de baja o pueda presentar futuras limitaciones.

Por este motivo, antes de adoptar una decisión, la empresa debe comprobar la fecha y los efectos del alta, requerir al trabajador para que se reincorpore o justifique su ausencia, examinar las explicaciones aportadas y documentar adecuadamente todas sus actuaciones. La carta de sanción o despido deberá describir con precisión los hechos imputados, las fechas de las ausencias, los requerimientos realizados y la falta de justificación, evitando cualquier expresión que permita relacionar la decisión con el estado de salud.

Si el trabajador aporta indicios

Si el trabajador aporta indicios de que la medida se encuentra vinculada con su enfermedad (por ejemplo, por la proximidad temporal entre la baja o el alta y la sanción de despido), corresponderá a la empresa acreditar que su decisión obedece a una causa real y completamente ajena a aquella situación. Una sanción precipitada, genérica o insuficientemente probada aumenta el riesgo de que el despido sea declarado nulo por discriminatorio.

La declaración de nulidad obligaría a la empresa a readmitir inmediatamente al trabajador y a abonarle los salarios dejados de percibir desde la fecha del despido. Además, podría imponerse una indemnización adicional por los daños morales derivados de la vulneración del derecho fundamental a la igualdad y a la no discriminación.

En consecuencia, cuando la actuación disciplinaria se produzca en un contexto de incapacidad temporal o inmediatamente después del alta médica, la empresa debe extremar la cautela y asegurarse de que la medida se basa únicamente en un incumplimiento laboral acreditado, aplicando una sanción proporcionada y totalmente desvinculada de la enfermedad o condición de salud del trabajador.

Prevención y prudencia empresarial

Desde Auris Legal recomendamos que las empresas informen a su plantilla sobre el funcionamiento de las nuevas notificaciones electrónicas, la necesidad de mantener actualizados sus datos de contacto y la importancia de consultar la SEDESS dentro del plazo establecido.

Asimismo, conviene que las empresas revisen regularmente la información disponible en el FIE/FIER y en el Sistema RED. Puede suceder que el alta médica ya produzca efectos sin que el trabajador haya consultado su notificación o sin que la empresa haya gestionado a tiempo la información recibida. Esta situación puede generar ausencias, retrasos en la reincorporación y otros perjuicios organizativos o económicos para la empresa.

Ante una falta de reincorporación, resulta aconsejable contactar con el trabajador y requerirle formalmente para que se reincorpore o justifique su ausencia antes de adoptar una medida disciplinaria. Se trata de una cuestión especialmente sensible para ambas partes, por lo que cada caso debe analizarse individualmente y quedar debidamente documentado.

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Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para valorar un caso concreto es necesario un análisis individualizado.