Nous serveis notarials digitals

NOVETATS PRÀCTIQUES INTRODUÏDES PER LA LLEI 11/2023 SOBRE LA DIGITALITZACIÓ D'ACTUACIONS NOTARIALS

Al novembre de 2023, es va implementar la Llei 11/2023, d'ara endavant Llei de Digitalització, que inclou disposicions per establir un protocol electrònic notarial amb el propòsit d'agilitzar l'intercanvi d'informació i l'emissió de documents notarials. Tots aquests nous serveis es prestaran a través de la Seu Electrònica Notarial que ja existeix i implicarà el previ registre dels ciutadans al Portal Notarial del Ciutadà.

Quin tipus de novetats introdueix la Llei de Digitalització?

Les novetats que introdueix tenen incidència, tant en els tràmits notarials com en la introducció de mesures que agiliten la constitució de societats. Destaquem les següents:

1. Autorització i atorgament de documents a través de videoconferència, substituint la necessitat de comparèixer físicament a la notaria. Alguns exemples dels actes que es podran atorgar de la manera descrita són:

• Pòlisses mercantils
• Constitució de societats de responsabilitat limitada
• Nomenaments dadministradors i apoderaments mercantils (i revocacions) i atorgament de qualsevol altre acte societari (sempre que les aportacions siguin dineràries).
• Atorgament de poders per a plets.
• Legitimacions de signatures.
• Actes de junta general
• Atorgament de cartes de pagament i cancel·lació de garanties
• Les declaracions dobra nova sense extinció de condomini, ni adjudicació de propietat, i la divisió de la propietat horitzontal.

El procediment per comparèixer de manera digital implica: (i) que l'atorgant tingui un certificat electrònic qualificat que n'acrediti la identitat; (ii) que s'haurà d'accedir a una “seu electrònica notarial”; (iii) a la videoconferència, el notari farà la revisió de documents i advertiments propis que ja es realitzen en una compareixença; (iv) les escriptures que s'autoritzin portaran un protocol electrònic i (v) se signaran electrònicament.

2.També es permet la compareixença electrònica de l'interessat a la seu electrònica notarial per aportar antecedents o sol·licitar l'expedició de còpies simples o autoritzades.

1. Sol·licitud de còpies de les escriptures telemàticament a la Seu Electrònica Notarial. Aquesta sol·licitud es podrà fer acreditant la condició d'interessat ia través del certificat electrònic. Aquestes còpies tenen la mateixa eficàcia que les còpies en paper.

A més, a través del Portal Notarial del Ciutadà es podrà accedir a totes les escriptures signades des de l'1 de gener del 2007.

4. Inclusió de CSV (Codi de Verificació Segur) a les escriptures amb la finalitat de permetre la comprovació de la veracitat de les escriptures a la Seu Electrònica Notarial.
5. Constitució on-line de societats de responsabilitat limitada així com les altres operacions inscriptibles i aquelles que siguin dirigides al compliment de les obligacions legals de les societats esmentades. Els requisits exigits són:

• Que la forma de la societat sigui de responsabilitat limitada, no pas anònima.
• Que els socis facin aportacions dineràries, les quals s'han de fer mitjançant un instrument de pagament electrònic que permeti la identificació del subjecte que va efectuar la transferència.
• Es podran utilitzar els anomenats estatuts tipus i conseqüent qualificació per part del Registre Mercantil en el termini de sis hores hàbils. Si no es fan servir aquests models el Registre tindrà cinc dies laborals. Els estatuts tipus i escriptura pública estandarditzats es disposaran també en anglès.

Excepcions a la compareixença telemàtica

• Quan el Notari sospiti o no tingui clara la intervenció i l'acreditació digital de la identitat, podrà requerir la compareixença física de l'interessat
• També pot requerir aquesta compareixença física quan dubti sobre la capacitat de l'atorgant.

En resum, amb la nova Llei de Digitalització es vol donar més celeritat als tràmits notarials, no només per la reducció dels terminis que operen al Registre Mercantil quan s'acudisca als models estandarditzats d'escriptures i estatuts, sinó també per la introducció de la videoconferència notarial que permet agilitzar tràmits societaris urgents.

Així mateix, aquesta llei marca una fita en permetre a ciutadans i empreses obtenir còpies electròniques dels seus documents, facilitant el seu intercanvi amb entitats, cosa que resulta en estalvi de costos en paper i més rapidesa en molts tràmits.