La comunicació entre l'advocat i el client: solucions a l'eterna assignatura pendent

Una de les mancances més importants que pateixen la majoria de despatxos d'advocats és establir mesures eficaces de comunicació entre els seus professionals i els seus clients.

Gran part dels usuaris de serveis jurídics apunta que un dels problemes més comuns quan contracta un despatx d'advocats és la fluïdesa de la informació: recepció d'informació immediata, coneixement continu de les gestions que s'hi fan, de les comunicacions judicials rebudes, dels esdeveniments rellevants, de l'accés a la documentació de l'expedient, de l'accés al professional, de la comprensió del que implica cadascú.

Això es tradueix que els clients sentin molt sovint que l'advocat no és un professional proper i accessible. Han de confiar en el professional i armar-se de paciència. I això és un problema perquè en la majoria de casos se'ns contracta per resoldre problemes que generen, en major o menor grau, preocupació i ansietat.

Sens dubte, hi ha advocats de tota mena. Més o menys propers, més o menys empàtics, més o menys eficients a l'hora de traslladar la informació. Però també cert que a la nostra professió és complicat de vegades informar de tot el que succeeix, perquè succeeixen diàriament coses “no rellevants” que no tenen una implicació directa en el resultat de l'encàrrec. O això, o no passa res durant temps, com quan depenem de la rapidesa dels organismes públics (Jutjats i/o Administració).

Tot i aquestes limitacions, al nostre entendre les noves tecnologies ofereixen possibilitats que poden ajudar substancialment a millorar aquestes mancances.

I si el client tingués accés a un historial complet de l'expedient en temps real i pogués consultar i preguntar tot allò que l'inquieta qualsevol dia i qualsevol hora de la setmana?

Sirua, una eina pionera

Auris ofereix als seus clients i professionals una eina tecnològica de comunicació i gestió pionera al sector, amb la vocació de donar servei integral 7/24.

A Auris Advocats hem creat Sirua, una eina de gestió i comunicació feta a mida, pensada per cobrir les necessitats de comunicació del nostre sector, i amb la vocació de millorar exponencialment la comunicació entre el client i l'advocat. Sense que impliqui minorar el contacte directe, Sirua inclou funcionalitats perquè el client pugui trobar els seus expedients i tota la documentació relacionada, pugui descarregar factures i pressupostos, pugui comunicar-se amb els professionals que presten serveis i altres eines directament destinades a millorar la comunicació.

Sirua no és una Intranet. Es basa més en la tecnologia Facebook o Linkedin, semblant a una xarxa social ubicada en un entorn segur https, molt intuïtiva, pràctica i senzilla.

El client, en el moment de contractar els nostres serveis, obté un usuari i una contrasenya per accedir a Sirua, un entorn web d'ús exclusiu per a clients. Quan accedeix, el sistema el porta a un perfil propi i totalment personalitzat on té accés a un menú amb el seu/s expedient/s, tota la documentació (factures, pressupostos, suplerts) i, el més important, queda automàticament connectat als professionals que li presten serveis, que també disposen de perfil personalitzat.

Les funcionalitats que trobareu, entre d'altres, són les següents:

• Perfil propi, que cada client podrà personalitzar al vostre gust.
• Servei de missatgeria privada per comunicar-se amb els professionals.
• Documentació, on podrà descarregar documentació important com a pressupostos, factures, rebuts, liquidacions, etc.
• Expedients: El client tindrà una llista amb els expedients oberts i tancats. Cada expedient comptarà amb un perfil o pàgina pròpia, on el client estarà connectat amb els professionals que intervinguin en aquest expedient. Allí es podrà trobar tota la documentació, ordenada per categories i cronològicament, i es podrà consultar i/o descarregar a petició del client. Es podran inserir comentaris als documents que seran automàticament remesos al professional.
• Sistema mur: Tots els perfils (de clients i professionals) disposaran d'un mur. També disposaran de mur les pàgines de cada expedient. En aquest mur, el professional i el client podran publicar, indicant, entre altres coses, les gestions realitzades i els darrers esdeveniments importants relacionats amb l'expedient. Aquestes publicacions podran ser comentades pel client i es podran obrir converses de manera il·limitada, a decisió dels usuaris que formin part d'aquest expedient.
• Agenda / planificador: En qualsevol moment un usuari podrà convocar una reunió a través de l'aplicació convocant els usuaris que cregui convenient i indicant-ne la disponibilitat, consultant així mateix la disponibilitat del/s professional/s que hagin d'assistir a la reunió.
• Videoconferència/xat: L'usuari podrà utilitzar un sistema de videoconferència múltiple, amb diversos usuaris, per substituir reunions que no requereixin una trobada presencial.
• Grups d'interès: L'usuari podrà sumar-se i accedir a grups d'usuaris que puguin resultar del vostre interès i que es crearan ad-hoc en funció de les tendències del moment. Per exemple: “Afectats per una clàusula sòl”, “Professionals del sector de les arts escèniques”.
• Biblioteca: També es crearan grups amb documentació dinterès per als usuaris, totalment organitzada.

Mostra d'un perfil a Sirua vist per un client exemple (Marc):

Més endavant publicarem un monogràfic sobre la nostra aplicació.