Notificacions electròniques, alta mèdica i absència de reincorporació: directrius per a les empreses a la llum de l'Ordre ISM/541/2026

L'1 de setembre de 2026 va entrar en vigor l'Ordre ISM/541/2026, de 27 de maig, que modifica el sistema de notificacions i comunicacions electròniques dins l'Administració de la Seguretat Social.

El canvi principal és que les persones que sol·licitin o rebin prestacions per incapacitat temporal rebran comunicacions i notificacions de la Seguretat Social de manera electrònica. Aquest sistema també s'aplica a les comunicacions i notificacions relatives a les prestacions per incapacitat permanent o a les lesions permanents no incapacitants.

La mesura amplia la llista existent, que incloïa les persones que havien sol·licitat o rebut prestacions per part i cura infantil, o per riscos durant l'embaràs o la lactància.

Tot i que les notificacions s'adrecen personalment a les persones interessades, el seu contingut pot tenir conseqüències directes per a les empreses, especialment quan s'emet un certificat mèdic que estableix que l'empleat està obligat a tornar a la feina. Per tant, les empreses haurien de conèixer com funciona el nou sistema i quins passos han de seguir en cas que un empleat no torni a la feina.

Com funciona el nou sistema?

Les autoritats de la Seguretat Social posaran a disposició de la persona interessada la comunicació o la notificació a el seu portal en línia (SEDESS) i enviarà una notificació al número de telèfon mòbil o a l'adreça de correu electrònic proporcionats pel destinatari. És important distingir entre aquests dos elements, ja que Un SMS o un correu electrònic és només un recordatori que hi ha una notificació disponible, però no constitueix la notificació en si mateixa. ni substitueix l'accés al seu contingut.

Per consultar la decisió, la persona interessada ha d'iniciar sessió a SEDESS i autenticar-se mitjançant un dels mètodes admesos, com ara un certificat digital, un DNI electrònic o Cl@ve Permanente.

La notificació es considerarà lliurada quan el destinatari accediixi al seu contingut. Si això no es fa dins dels deu dies naturals següents a la seva posada a disposició, es considerarà rebutjat. i el procediment administratiu pot continuar. Per tant, no obrir la notificació no impedeix necessàriament que aquesta produeixi efectes.

Aquesta situació pot donar lloc a un problema: la decisió pot haver començat a tenir efecte administratiu, tot i que el treballador afirma no haver estat informat del seu contingut.

Quina informació reben les empreses?

L'empresa no rep la notificació electrònica personalitzada adreçada a l'empleat.. No obstant això, disposa dels seus propis canals per a informar-se sobre els canvis en les prestacions que afecten la relació laboral.

A partir de l'1 d'abril de 2023, els treballadors Ja no estan obligats a presentar a l'empresa els certificats mèdics de baixa, la confirmació de baixa i el alta mèdica., i per tant l'INSS ha de proporcionar aquesta informació directament a través del Registre d'Empreses de l'INSS (FIE) o del servei FIER, que són accessibles a través del Sistema RED.

A través d'aquests canals, l'empresa pot esbrinar, entre altres coses, si un empleat està de baixa per malaltia, consultar els avisos de confirmació, els detalls del retorn a la feina i la data en què aquest entra en vigor, així com determinades decisions relatives a les prestacions que poden afectar el contracte de treball.

En conseqüència, L'empresa no s'ha de basar únicament en el fet que l'empleat l'informi de la seva situació.. Hauries de comprovar regularment la informació rebuda a través del sistema RED i contrastar-la amb qualsevol comunicació que la persona interessada hagi pogut enviar.

Com ha de procedir l'empresa si l'empleat no torna a la feina?

Com a regla general, un certificat mèdic d'aptitud per al treball posa fi al període d'incapacitat temporal i exigeix que el treballador torni al seu lloc de treball en la data en què entra en vigor. No obstant això, L'absència després de l'alta no s'hauria de considerar automàticament com a no autoritzada. ni, per si mateix, donar lloc a una sanció.

Abans d'adoptar qualsevol mesura disciplinària, l'empresa ha de comprovar si hi ha algunes circumstàncies que justifiquin que el treballador no torni a la feina, com ara les següents:

• L'empresa ha de ser notificada del registre a través de la FIE abans que el treballador rebi la seva notificació.

• El fet que s'ha emès una nova baixa mèdica.

• Un problema amb el sistema de notificació electrònica.

• Una estada a l'hospital o una incapacitat real.

• Impugnar el certificat d'alta mèdica.

• Qualsevol altra raó que pugui justificar l'absència.

Les directrius següents

Per tant, a la vista d'aquesta situació, és aconsellable que l'empresa segueixi aquestes directrius:

1. Comproveu la informació oficial. Cal verificar l'existència del registre, la seva data d'entrada en vigor i els detalls disponibles a les bases de dades FIE/FIER i al sistema RED.

1. Contacta amb l'empleat. L'empresa t'ha d'informar que coneix la teva inscripció i preguntar-te per què no has tornat a la feina.

1. Presenteu una sol·licitud per escrit. Si l'empleat no torna a la feina, és aconsellable sol·licitar formalment que torni al seu lloc de treball o que indiqui un motiu per la seva absència en un termini raonable.

1. Verifiqueu les circumstàncies pertinents. Abans d'imposar una sanció, cal establir que no hi ha hagut cap altra absència de la feina, cap recurs que afecti l'estatut d'incapacitat, ni cap altra raó que pugui justificar l'absència.

1. Avaluar la feina realitzada pel servei de prevenció de riscos laborals. Si l'empleat afirma que continua tenint dificultats per dur a terme la seva funció, pot ser necessari de per avaluar-ne la idoneïtat o per considerar possibles mesures preventives, sense requerir que revelin el seu diagnòstic.

1. Documenta totes les accions. La informació rebuda, els intents de contacte, la sol·licitud i la resposta del treballador s'han de documentar degudament.

Es poden prendre mesures disciplinàries per no tornar a la feina?

Les absències repetides i injustificades poden constituir un incompliment de les obligacions laborals i justificar una sanció disciplinària o fins i tot l'acomiadament.

Tanmateix, La manca d'obertura de la notificació electrònica no constitueix per si mateixa una infracció de la normativa laboral.. Per imposar una mesura disciplinària, l'empresa ha de demostrar que el registre era vàlid, que existia l'obligació de reincorporar-se a la feina, que l'empleat va ser informat o se li va exigir que ho fes, i que no va aportar cap motiu vàlid.

També cal tenir en compte si la conducta va ser deliberada i si la persona és culpable, la durada de les absències, les seves circumstàncies personals, el seu historial anterior i la proporcionalitat de la sanció.

Cautela particular en casos de malaltia: protecció en virtut de la Llei 15/2022

La malaltia i l'estat de salut són motius expressament protegits contra la discriminació per raó de Llei 15/2022, de 12 de juliol, de mesures integrals per a la igualtat de tracte i la no discriminació. Tanmateix, això no significa que qualsevol mesura disciplinària o acomiadament imposat durant un període d'incapacitat temporal o immediatament després de la reincorporació al treball sigui automàticament nul·la. L'ocupador pot prendre mesures en resposta a un incompliment de les obligacions laborals, sempre que aquest incompliment sigui real, greu, atribuïble a la culpa del treballador i hagi estat suficientment acreditat.

El punt clau és que No hi ha cap vincle de causalitat entre la mesura disciplinària i el període d'incapacitat temporal., malaltia o condició mèdica de l'empleat. Les mesures disciplinàries o l'acomiadament han de basar-se exclusivament en conductes específiques al lloc de treball, com ara una falta injustificada de reincorporació després d'una baixa per malaltia vàlida o el incompliment d'un requisit de l'empresa, i no pas en el fet que el treballador estigui malalt, hagi estat de baixa per malaltia o pugui afrontar limitacions futures.

Per aquest motiu, abans de prendre una decisió, l'empresa ha de verificar la data i els efectes de la reincorporació del treballador, exigir-li que torni a la feina o que justifiqu la seva absència, examinar les explicacions aportades i documentar degudament totes les seves actuacions. La carta de mesura disciplinària o de cessament ha de descriure amb precisió els fets presumptes, les dates de les absències, les sol·licituds efectuades i l'absència de justificació, tot evitant qualsevol formulació que pugui vincular la decisió a l'estat de salut del treballador.

Si l'empleat aporta proves

Si el treballador aporta proves que la mesura està vinculada a la seva malaltia (per exemple, a causa de la proximitat temporal entre la seva baixa per malaltia o la seva reincorporació i l'acomiadament disciplinari), serà la empresa qui haurà de demostrar que la seva decisió es basa en un motiu realment aliè a aquesta situació. Una mesura disciplinària precipitada, genèrica o no prou fonamentada augmenta el risc que l'acomiadament sigui declarat nul i sense efecte per discriminació.

Una declaració de nul·litat obligaria l'empresa a readmetre immediatament el treballador. i pagar-li els salaris que no ha rebut des de la data del seu acomiadament. A més, es pot concedir una indemnització addicional per danys no patrimonials derivats de la vulneració del dret fonamental a la igualtat i a la no discriminació.

En conseqüència, quan s'adopten mesures disciplinàries mentre un empleat està de baixa temporal per malaltia o immediatament després d'haver estat donat d'alta de l'hospital, l'empresa ha d'exercir la màxima cautela i assegurar-se que la mesura es basi únicament en una infracció provada de les obligacions laborals, imposant una sanció proporcionada i que no estigui en absolut relacionada amb la malaltia o la condició mèdica de l'empleat.

Prevenció i prudència empresarial

Aquí a Auris Legal, recomanem que les empreses Informa el teu personal sobre com funcionen les noves notificacions electròniques., la necessitat de mantenir actualitzats els seus dades de contacte i la importància de comprovar el SEDESS dins del termini establert.

També és aconsellable que les empreses verifiquin regularment la informació disponible a l'FIE/FIER i al sistema RED. Pot ser que una baixa mèdica ja hagi entrat en vigor sense que el treballador hagi comprovat la seva notificació o sense que l'empresa hagi processat la informació rebuda a temps. Aquesta situació pot provocar absències, retards en la reincorporació del treballador i altres inconvenients organitzatius o financers per a l'empresa.

Si un empleat no torna a la feina, és aconsellable posar-se en contacte amb ell i sol·licitar-li formalment que torni a la feina o que aporti un motiu vàlid per la seva absència abans d'adoptar qualsevol mesura disciplinària. Es tracta d'un assumpte especialment delicat per a ambdues parts, per la qual cosa cal avaluar cada cas segons els seus propis mèrits i documentar-lo degudament.

Més sobre la baixa mèdica, la baixa per malaltia i la disciplina laboral

• La reforma de l'extinció del contracte de treball després de la Incapacitat Permanent
• Reial Decret 1026/2024 sobre mesures per promoure la igualtat i la no-discriminació de les persones LGBTI
• L'impacte de la intel·ligència artificial en les relacions laborals: motius per a sanció?

Aquest article té només finalitats informatives i no constitueix assessorament legal. Cal una avaluació cas per cas per avaluar un cas específic.