Quant de temps s'han de conservar els registres de la vostra empresa?

Un dels nous requisits introduïts pel RGPD és que les organitzacions han d'establir i comunicar els períodes de conservació dels documents i/o de la informació que contenen dades personals. Això planteja la pregunta: Quant de temps hem de conservar els documents a l'empresa?:

En molts casos, aquests períodes de conservació s'estan informant en relació amb, per exemple, la durada de la relació contractual. Tanmateix, la realitat és que, independentment de si la relació contractual està vigent o no, existeixen diversos períodes de conservació legals per a la documentació empresarial, vinculats a diferents tipus de responsabilitats, incloses les fiscals, laborals, civils i/o administratives.

En aquest article, exposem els diversos períodes de conservació de dades que, en general, cal tenir en compte.

Regla general per mantenir la documentació dins de l'empresa

D'acord amb les disposicions de l'article 30 del Codi de Comerç, i sotmesos a qualsevol altre criteri, tots els documents i/o informació de l'empresa s'hauran de conservar durant 6 anys.

Això s'aplica a tota la documentació comptable, fiscal, laboral i comercial, inclosa la correspondència.

Termini específics

La nostra empresa també ha d'establir períodes mínims de conservació en funció del tipus de dades de què es tracti i d'acord amb els diversos terminis de prescripció, dels quals cada departament ha de tenir coneixement.

Aquesta taula exposa els terminis de prescripció que afecten o poden afectar la nostra organització:

Assumpte	Termini de prescripció	Reglamentacions
Assumptes laborals relacionats amb vulneracions	3 anys	Article 4.1 del Reial Decret 5/2000
Seguretat Social en relació amb infraccions	4 anys	Article 4.2 del Reial Decret 5/2000
Seguretat i salut en el treball a efectes d'infraccions reguladores	5 anys	Article 4.3 del Reial Decret 5/2000
Inspector d'impostos a efectes de deutes fiscals	4 anys	Article 66 de la Llei 58/2003
Autoritat tributària als efectes de verificar les aportacions o deduccions compensades aplicades	10 anys	Article 66a de la Llei núm. 58 de 2003
Comptabilitat i empresa	6 anys	Article 30 del Codi Civil
Delictes contra la Tresoreria i la Seguretat Social	10 anys	Article 131 de la Llei Orgànica 10/1995

Altres terminis per conservar la documentació

     Hi ha altres documents per als quals no hi ha un període de conservació específic.

En qualsevol cas, la recomanació seria:

• Préstecs: La seva retenció fins que siguin retornats o cancel·lats.
• Garanties: Romandran en vigor fins que siguin cancel·lades.
• Bens d'inversió: s'han de conservar fins que hagi expirat el període de regularització de l'IVA (que pot arribar als 9 anys).
• Registres relatius als exercicis fiscals amb bases imposables negatives: s'han de conservar durant quatre anys després de la seva compensació.

Blanqueig de capitals

L'article 25 de la Llei 10/2010, de 28 d'abril, estableix un període mínim de conservació dels documents:

• 10 anys per a la documentació que acrediti el compliment de les obligacions legals en aquesta àrea.

Específicament:

• Còpies dels documents requerits en virtut dels procediments de diligència deguda.
• L'original o una còpia dels documents o registres que acreditin adequadament les transaccions i les parts implicades.

Xavi Saula

Advocat – Soci a Auris Advocats

DPOEspecialitzada en la protecció de dades i el compliment del nou RGPD